« Nous sommes sommes un service ressource composé d'ambassadrices et de techniciennes ! » Mélodine Lascombes

Comment résumer votre métier à La Villette ?

Je vends des billets ! Et, comme toute l’équipe accueil billetterie en première ligne, je suis sur le seuil d’entrée avec pour rôles ceux d’accueillir, de conseiller et d’orienter le public tout en représentant La Villette, sa programmation et ses valeurs. 

Je m’occupe spécifiquement de l’accueil des groupes et collectivités, notamment des enseignants, relais du champ social et des publics en situation de handicap. Je les accompagne dans la construction de parcours et dans l’organisation de sorties sur mesure afin qu’ils puissent profiter pleinement de notre offre culturelle : une cinquantaine de spectacles, des expositions, des événements festifs et de nombreux ateliers tout au long de l’année à Little Villette ou à la ferme. 

Quelques exemples de travail inter-équipes ?

Avec ma responsable Jamila Byl, nous travaillons essentiellement en transversalité avec les autres équipes. Aux vues de la diversité et de l’ampleur de la programmation, cette collaboration est essentielle, en particulier avec la régie de recettes, l’agent comptable, le service gestion et les équipes de l’éducation artistique et culturelle (EAC) avec lesquelles je structure les parcours en billetterie et gère l’aspect financier. Avec l’équipe de Little Villette, le lien est soutenu avec les différents intervenants/artistes des ateliers pour comprendre leur proposition artistique et mieux les communiquer… ou tout simplement être au courant d’une éventuelle annulation de dernière minute.

Le paramétrage de chaque événement est préparé et géré en commun avec toute l’équipe accueil/billetterie, ce qui suppose également une complicité toute particulière avec les équipes de terrain du soir. Nous sommes chacun des rouages d’une machine qui ne peut fonctionner que grâce au collectif. Ensemble, nous faisons également remonter en interne les retours du public (questions, suggestions) aux équipes de programmation ou de communication pour améliorer une information ou un process. Ce travail en réseau, à la croisée des directions, est indispensable pour bien s’organiser.

Quelles sont les spécificités de cette mission groupes et collectivités ?

Polyvalence, pluridisciplinarité, transversalité et réactivité ! Notre métier implique de jongler avec plusieurs temporalités : la préparation en amont des sorties (réservations, gestion des effectifs, plannings…), la gestion des imprévus, et la coordination avec le terrain. Notre objectif est que tout soit fluide le jour J après avoir délivré au groupe le fameux sésame qu’est le billet… et laisser ensuite opérer la magie de La Villette.

Il faut s’adapter à une programmation qui évolue chaque jour : la date d’un spectacle, l’ajustement d’un horaire, la disponibilité d’un intervenant pour un atelier, la nouvelle contrainte d’un lieu : tout est en constant mouvement. Nous répondons en temps réel aux urgences, aux demandes du public, tout en anticipant les besoins des équipes internes, notamment quand on est en clôture budgétaire en fin d’année.

La vente reste la mission structurante de notre métier. Cela nécessite un équilibre entre un travail minutieux de gestion, un contact soutenu à l’écoute du public et une veille constante sur les mouvements financiers (les réservations et paiements effectifs des groupes). 

Les volumes de vente ont pu être records comme pour Toutankhamon et le trésor du Pharaon avec la gestion de 100 000 billets groupes, sans compter les ateliers (!).

Pour respecter les temporalités, objectifs et missions de chacun ainsi que pour accompagner au mieux notre public, nous sommes contraints d’être réactifs et organisés. Nous devons donc allier quotidiennement rigueur et souplesse.

Quels sont vos outils de travail ?

Plannings, CRM, plateforme partagée, suivi des ventes, vérification des caisses : nous utilisons une dizaine d’outils au quotidien en complément du logiciel de billetterie. On doit connaître sur le bout des doigts le programme de la saison et toutes ses subtilités pour composer des parcours pertinents afin de répondre aux attentes des groupes.

C’est à la fois technique et inventif, comme un puzzle. Cela suppose le développement de différents outils qui ne cessent d’évoluer en fonction des besoins de nos collaborateurs. Les outils de suivi et de gestion de nos réservations et ventes se doivent d’être facilement utilisables, lisibles et doivent refléter notre activité tout en nous permettant d’établir des statistiques pouvant servir à l’étude de cette activité.  Nous sommes un service ressource, mais également ambassadrices et techniciennes !

Qu’est-ce qui vous tient à cœur dans cette mission ?

Je suis convaincue de l’importance du contact humain dans notre métier, surtout à une époque où la dématérialisation prend de plus en plus de place. Le contact direct, notamment avec les enseignants ou les relais sociaux, est crucial pour établir une relation de confiance, rassurer et accompagner les projets. C’est ce lien humain qui permet de fidéliser les publics et de les encourager à revenir.
C’est gratifiant de permettre à des personnes qui n’en ont pas forcément les moyens ou l’habitude de ressentir et découvrir de nouvelles expériences artistiques, culturelles et esthétiques. 

Et puis, c’est enrichissant de travailler aux côtés de personnes qui viennent d’horizons très différents, qui ont une expertise précieuse dans leur domaine et qui partagent cet objectif commun de faire découvrir à nos publics la richesse de La Villette.